Diş kliniği randevu programı: 7 seçim kriteri

Bir diş kliniği sıradan bir randevu çizelgesiyle yönetilemez. Güzellik salonunda bir randevu tek bir hizmettir. Diş hekimliğinde ise hasta aylarca süren bir tedavi sürecine gelir: bugün kanal tedavisi, gelecek hafta dolgu, bir ay sonra protez. Her adım belirli bir dişle ilgilidir, her birinin kendi fiyatı vardır ve hasta çoğu zaman ödemeyi parça parça yapar.

Bu yüzden genel bir “randevu programı” kliniğin yalnızca bir kısmını çözer. Aşağıda diş kliniği için program seçerken kontrol etmeniz gereken yedi alan var — her biri için demo sırasında soracağınız somut sorularla.

1. Odontogram

Odontogram, ağız içinin diş diş şemasıdır. Her dişin durumu (sağlam, çürük, dolgu, kanal, çekilmiş, implant) şemada işaretlenir ve hastanın geçmişi tek bakışta görünür.

Kâğıt kartta bu, elle çizilmiş bir şemadır ve her hekim onu kendi bildiği gibi doldurur. Programda ise şema standarttır ve bir sonraki hekim hastayı açtığında ne yapıldığını hemen görür.

Demoda sorulacaklar:

• Uluslararası FDI numaralandırması kullanılıyor mu?
• Süt dişleri de var mı, yoksa yalnızca daimi dişler mi? Çocuk hasta kabul ediyorsanız bu önemli.
• Odontogram yalnızca bilgisayarda mı çalışıyor, yoksa hekim telefonda da açabiliyor mu?

2. Diş bazında tedavi planı

Hastaya tedavi planı sunmak, kliniğin en önemli satış anıdır. Hasta hangi dişe ne yapılacağını, kaç seans gerektiğini ve toplam fiyatı gördüğünde karar verir.

İyi bir programda plan dişe bağlıdır: 16 numaralı diş — kanal tedavisi, 36 numaralı diş — dolgu, 46 numaralı diş — implant. Her aşamanın bir fiyatı vardır ve hangisinin tamamlandığı işaretlenir.

Demoda sorulacaklar:

• Plan belirli bir dişe bağlanıyor mu, yoksa sadece bir hizmet listesi mi?
• Planın hangi kısmının yapıldığı, hangisinin kaldığı görünüyor mu?

3. Belgeler ve dosyalar

Röntgenler, önceki klinikten gelen raporlar, tahlil sonuçları — bunlar hekimin telefon galerisinde değil, hastanın kartında olmalı.

Demoda sorulacaklar:

• Hasta kartına dosya yüklenebiliyor mu, hangi formatlarda?
• Dosya tüm şubelerde görünüyor mu?
• Hasta randevu alırken kendisi dosya ekleyebiliyor mu (örneğin eski bir röntgen)?

4. Parçalı ödeme ve tedavi paketleri

Hastaların çoğu büyük bir tedaviyi tek seferde ödemez. Kliniğin ise her an bilmesi gerekir: kim ne kadar ödedi, ne kadar kaldı, hangi seanslar kullanıldı.

Bunu Excel’de ya da defterde tutmak anlaşmazlığa yol açar. Programda tedavi süreci bir paket olarak satılır: seans sayısı, kullanım süresi ve ödemeler tek yerde.

Demoda sorulacaklar:

• Paket parçalı ödemeyle satılabiliyor mu?
• Kalan seans sayısı otomatik düşüyor mu?
• İade nasıl kayda geçiriliyor?
• Kasada nakit ve kartla bölünmüş ödeme alınabiliyor mu?

5. Hatırlatmalar

Diş kliniğinde gelmeyen hasta yalnızca boş bir saat değildir — tedavi planı aksar. Geçici dolguyla dolaşan hasta iki hafta gecikirse işe baştan başlamak gerekebilir.

Otomatik onay ve hatırlatma mesajları bu riskin büyük kısmını ortadan kaldırır. Hastaların çoğu zaten WhatsApp kullanıyor, bu yüzden en doğru kanal da o. Mesaj şablonları için: WhatsApp hatırlatma mesajları — 10 hazır şablon.

Demoda sorulacaklar:

• Mesajlar kliniğin kendi numarasından mı gidiyor?
• Hatırlatmanın zamanını kendiniz seçebiliyor musunuz?
• Mesaj hastanın dilinde mi gidiyor (farklı dil konuşan hastalar için önemli)?

6. Personel yetkileri

Klinikte resepsiyon, hekimler, asistanlar ve yönetim aynı sistemle çalışır, ama herkes her şeyi görmemeli. Resepsiyon randevu verir ve ödeme alır, ama kliniğin genel finansını görmez. Hekim kendi hastalarını görür, ama hasta listesini telefon numaralarıyla dışa aktaramaz.

Demoda sorulacaklar:

• Roller var mı, yoksa herkes yönetici olarak mı giriyor?
• Telefon numaraları gizlenebiliyor mu?
• Finans belirli bir personelden gizlenebiliyor mu?
• Kim neyi değiştirdi — geçmiş kaydı tutuluyor mu?

7. Hekim primi ve raporlar

Hekimlerin çoğu yüzde ya da hizmet başına sabit tutarla çalışır. Ay sonunda hesap elle yapılıyorsa anlaşmazlık kaçınılmazdır. Program her tamamlanan randevudan primi kendisi hesaplamalı ve raporu satır satır göstermeli. Prim modelleri hakkında ayrıntılar: Personel primi nasıl hesaplanır.

Demoda sorulacaklar:

• Prim her hizmet için ayrı ayrı tanımlanabiliyor mu?
• Raporlar Excel’e aktarılabiliyor mu?
• Birden fazla şube varsa raporlar şubeye göre ayrılıyor mu?

Klinikte geçiş nasıl yapılmalı

Program seçildikten sonra en zor kısım eski düzenden çıkmaktır. Diş kliniğinde bu, güzellik salonundan biraz farklıdır, çünkü devam eden tedaviler yarım kalamaz.

1. Önce randevuları ve çalışma planını taşıyın. Hekimler, çalışma saatleri, hizmetler ve ileri tarihli randevular — bu, ilk haftanın işi.
2. Aktif hastalardan başlayın. Tedavisi devam eden hastaların odontogramını ve planını ilk önce doldurun. Arşivdeki hastalar bir sonraki ziyarette eklenir.
3. Ödemeleri sıfırdan değil, kalandan başlatın. Parça parça ödeyen hasta için sisteme yalnızca kalan tutarı ve kalan seansları girin.
4. Tek bir hekimle deneyin. Bir iki hafta bir hekimin randevuları tamamen programda yürütülsün, sonra herkes geçsin.

Genel geçiş planı için: Defterden online randevuya geçiş — 7 adım.

Seçimden önce üç soru daha

• Ücretsiz deneme var mı? Gerçek hastalarla en az bir ay çalışmadan bir programı değerlendirmek zordur.
• Verilerinizi dışa aktarabiliyor musunuz? Bir gün programı değiştirmek isterseniz hasta listenizi yanınızda götürebilmelisiniz.
• Destek hangi dilde ve ne kadar hızlı cevap veriyor? Randevu günü çıkan bir sorun yarına kalamaz.

Diş klinikleri için Rezneed

Rezneed’de odontogram web panelinde ve mobil uygulamada çalışır: FDI numaralandırması, daimi ve süt dişleri, her dişe bağlı tedavi planı.

Hasta kartında geçmiş, notlar, etiketler ve yüklenen dosyalar tutulur; hasta online randevu alırken kendisi de 10’a kadar dosya ekleyebilir. Tedavi süreçleri paket olarak satılır — seans sayısı, kullanım süresi, parçalı ödeme ve iadeyle; hasta kalan seanslarını müşteri portalında görür. Kasa nakit, kart ve bölünmüş ödeme kabul eder.

Onay ve hatırlatmalar kliniğin kendi WhatsApp numarasından hastanın dilinde gider. Ekip bölümünde 4 rol ve 13 ayrı yetki var — örneğin telefon numaralarını ya da finansı gizlemek; randevuda kim neyi değiştirdiyse geçmişte görünür. Hekim primi hizmet bazında yüzde ya da sabit tutarla hesaplanır, 20’den fazla rapor da Excel’e aktarılır.

Diş hekimliği için tüm özellikler: Diş klinikleri için Rezneed.

Odontogramı kendi hastalarınızla deneyin: Rezneed’i 45 gün ücretsiz deneyin, kart gerekmez.