Программа для стоматологии: как выбрать

Стоматологическую клинику не получится вести по обычному расписанию записей. В салоне красоты одна запись — одна услуга. В стоматологии пациент приходит на курс лечения, который длится месяцами: сегодня каналы, на следующей неделе пломба, через месяц протезирование. Каждый этап относится к конкретному зубу, у каждого своя цена, а платит пациент чаще всего частями.

Поэтому универсальная «программа для записи» закрывает только часть задач клиники. Ниже — семь областей, которые стоит проверить, выбирая программу для стоматологии, и к каждой — конкретные вопросы для демонстрации.

1. Зубная формула (одонтограмма)

Одонтограмма — это схема полости рта по зубам. Состояние каждого зуба (здоров, кариес, пломба, каналы, удалён, имплант) отмечается на схеме, и история пациента видна с первого взгляда.

В бумажной карте это схема, нарисованная от руки, и каждый врач заполняет её по-своему. В программе схема стандартная, и следующий врач, открыв пациента, сразу видит, что уже сделано.

Спросите на демо:

• Используется ли международная нумерация FDI?
• Есть ли молочные зубы или только постоянные? Если вы принимаете детей, это важно.
• Работает ли одонтограмма только на компьютере, или врач может открыть её и на телефоне?

2. План лечения по зубам

Представление плана лечения — главный момент продажи в клинике. Пациент принимает решение, когда видит, что будет сделано с каким зубом, сколько визитов понадобится и какова общая стоимость.

В хорошей программе план привязан к зубу: зуб 16 — лечение каналов, зуб 36 — пломба, зуб 46 — имплант. У каждого этапа есть цена, и отмечается, что уже выполнено.

Спросите на демо:

• Привязан ли план к конкретному зубу или это просто список услуг?
• Видно ли, какая часть плана выполнена, а какая осталась?

3. Документы и файлы

Рентгеновские снимки, выписки из предыдущей клиники, результаты анализов — всё это должно быть в карте пациента, а не в галерее телефона врача.

Спросите на демо:

• Можно ли загружать файлы в карту пациента и в каких форматах?
• Виден ли файл во всех филиалах?
• Может ли пациент сам приложить файл при записи (например, прошлый снимок)?

4. Оплата частями и пакеты лечения

Большинство пациентов не оплачивают большой курс лечения разом. А клиника должна в любой момент знать: кто сколько заплатил, сколько осталось, какие сеансы уже использованы.

Вести это в Excel или в тетради — путь к спорам. В программе курс лечения продаётся как пакет: количество сеансов, срок действия и платежи в одном месте.

Спросите на демо:

• Можно ли продать пакет с оплатой частями?
• Уменьшается ли число оставшихся сеансов автоматически?
• Как оформляется возврат?
• Принимает ли касса смешанную оплату — наличными и картой?

5. Напоминания

В стоматологии неявка — это не только пустое кресло, но и сорванный план лечения. Если пациент с временной пломбой опаздывает на две недели, работу, возможно, придётся начинать заново.

Автоматические подтверждения и напоминания снимают большую часть этого риска. Большинство пациентов и так пользуются WhatsApp, поэтому и канал — он. Шаблоны сообщений: Напоминания в WhatsApp — 10 готовых шаблонов.

Спросите на демо:

• Уходят ли сообщения с собственного номера клиники?
• Можете ли вы сами выбрать время напоминания?
• Приходит ли сообщение на языке пациента (важно, если пациенты говорят на разных языках)?

6. Права сотрудников

В клинике с одной системой работают регистратура, врачи, ассистенты и руководство, но не каждый должен видеть всё. Регистратура записывает и принимает оплату, но не видит общие финансы клиники. Врач видит своих пациентов, но не может выгрузить базу пациентов с телефонами.

Спросите на демо:

• Есть ли роли, или все входят с одинаковым доступом?
• Можно ли скрыть номера телефонов?
• Можно ли скрыть финансы от конкретного сотрудника?
• Сохраняется ли история — кто что изменил?

7. Процент врача и отчёты

Большинство врачей работают за процент или за фиксированную сумму с услуги. Если в конце месяца это считается вручную, споры неизбежны. Программа должна сама считать оплату врача с каждой завершённой записи и показывать отчёт построчно. Подробнее о моделях оплаты: Как считать процент мастера.

Спросите на демо:

• Задаётся ли процент или сумма отдельно для каждой услуги?
• Можно ли выгружать отчёты в Excel?
• Если филиалов несколько, разделяются ли отчёты по филиалам?

Как организовать переход в клинике

После выбора программы самое сложное — уйти от старого порядка. В стоматологии это немного иначе, чем в салоне красоты, потому что текущие курсы лечения нельзя бросить на полпути.

1. Сначала перенесите записи и график. Врачи, часы работы, услуги и будущие записи — это работа первой недели.
2. Начните с активных пациентов. Первыми заполните одонтограмму и план для пациентов, чьё лечение продолжается. Пациенты из архива добавляются при следующем визите.
3. Начинайте платежи не с нуля, а с остатка. Для пациента, который платит частями, внесите в систему только оставшуюся сумму и оставшиеся сеансы.
4. Опробуйте на одном враче. Одну-две недели пусть записи одного врача полностью ведутся в программе, затем переходят все.

Общий план перехода: Из тетради в онлайн-запись — 7 шагов.

Ещё три вопроса перед выбором

• Есть ли бесплатный пробный период? Оценить программу, не поработав в ней хотя бы месяц с реальными пациентами, сложно.
• Можете ли вы выгрузить свои данные? Если однажды захотите сменить программу, базу нужно забрать с собой.
• На каком языке и как быстро отвечает поддержка? Проблема, возникшая в день приёма, не может ждать до завтра.

Rezneed для стоматологических клиник

В Rezneed одонтограмма работает в веб-панели и в мобильном приложении: нумерация FDI, постоянные и молочные зубы, план лечения, привязанный к каждому зубу.

В карте пациента хранятся история, заметки, теги и загруженные файлы; при онлайн-записи пациент и сам может приложить до 10 файлов. Курсы лечения продаются как пакеты — с количеством сеансов, сроком действия, оплатой частями и возвратом; оставшиеся сеансы пациент видит в кабинете клиента. Касса принимает наличные, карту и смешанную оплату.

Подтверждения и напоминания уходят с собственного номера WhatsApp клиники на языке пациента. В разделе команды есть 4 роли (админ, менеджер, ресепшен, сотрудник) и 13 персональных прав доступа — например, скрыть номера телефонов или финансы; кто что изменил в записи, видно в истории. Оплата врача считается по услуге — процентом или фиксированной суммой, а более 20 отчётов выгружаются в Excel.

Все возможности для стоматологии: Rezneed для стоматологических клиник.

Проверьте одонтограмму на своих пациентах: начните Rezneed бесплатно на 45 дней, карта не нужна.