Veteriner klinik programı: neye bakmalı?

Veteriner kliniğinde her muayenenin iki “müşterisi” vardır: hayvan ve sahibi. Tedavi hayvana yapılır, ama arayan, ödeyen ve bir sonraki aşıyı unutan sahiptir. Bu yüzden kliniğin sistemi hem hayvanla ilgili bilgiyi hem de sahiple iletişimi tek yerde tutmalıdır.

Aşağıda veteriner kliniği yönetiminin pratik yanlarını ve program seçerken sormanız gereken soruları bulacaksınız.

1. Randevu ve günün planı

Kliniğin günü planlı muayenelerden ve beklenmedik vakalardan oluşur. Planlı kısmı düzene sokmak, beklenmedik vakalara yer açar:

• Hizmetleri süreye göre ayırın. Aşı 15 dakika, genel muayene 30, küçük bir işlem bir saat — her biri ayrı hizmet olsun ki takvim boş zamanı doğru hesaplasın.
• Acil vakalar için zaman ayırın. Günde bir iki saati bloke etmek, acil gelen hayvana planı bozmadan yer açar.
• Sahiplere online randevu imkânı verin. Aşı ve planlı muayene için telefon açmak gerekmemeli — böylece resepsiyon hattı acil vakalar için boş kalır.

2. Hayvanla ilgili bilgi tek yerde

Hekim hayvanı görmeden önce şunları bilmeli:

• adı, türü, cinsi, yaşı ve kilosu;
• alerjiler ve kronik hastalıklar;
• önceki muayeneler ve tedaviler;
• aşı geçmişi;
• tahlil sonuçları ve röntgenler.

Bu bilgiler hekimin e-postasında ya da telefonunda kalırsa bir sonraki hekim onlara ulaşamaz. Her şey sahibin kartında olmalı ve klinikteki tüm hekimler görebilmeli.

Bir sahibin birden fazla hayvanı olması olağan bir durumdur. Program seçerken bunu nasıl ayırdığını mutlaka sorun.

3. Sahip belgeleri önceden gönderebilsin

Başka bir klinikten gelen hayvanın tahlilleri ya da aşı karnesinin fotoğrafı önceden gelirse muayene daha hızlı geçer. Randevu formunda dosya ekleme imkânı bunu kolaylaştırır.

4. Aşı ve kontrol hatırlatmaları

Aşı takvimi veteriner kliniğinin en istikrarlı gelir kaynağıdır, ama yalnızca sahibe hatırlatılırsa. Sahip bir yıl sonraki aşıyı kendisi aklında tutmaz.

İşe yarayan düzen:

• Muayenenin sonunda bir sonraki tarihi not edin — en iyisi bir sonraki randevuyu hemen o anda oluşturmaktır.
• Randevudan önce otomatik hatırlatma gönderin.
• Aşı zamanı gelenlere yazın. Sahipleri etiketlerle gruplamak (örneğin “kuduz — mart”) tek mesajla hepsine ulaşmanızı sağlar.

Hazır metinler için: WhatsApp hatırlatma mesajları — 10 hazır şablon.

5. İlaç, mama ve aksesuar stoku

Klinik aynı zamanda bir mağazadır: ilaçlar, mamalar, aksesuarlar. İşlemde kullanılan ilaç stoktan düşülmezse ay sonunda sayım tutmaz. Satış barkodla yapılmalı, işlemde kullanılan malzeme otomatik düşmeli, bitmeye yaklaşınca uyarı gelmelidir. Ayrıntılar: Stok takibi nasıl yapılır.

6. Yetkiler ve hekim primi

Resepsiyon randevu oluşturur ve ödeme alır, ama kliniğin finansını görmemelidir. Hekimler sahiplerin telefon listesini dışa aktaramamalıdır. Hekimler yüzdeyle çalışıyorsa prim hizmet ve ürün satışından otomatik hesaplanmalıdır. Ayrıntılar: Personel primi nasıl hesaplanır.

Geçişi nasıl yapmalı

Tüm arşivi bir haftada aktarmaya çalışmayın. Önce hekimleri, çalışma saatlerini, hizmetleri ve ileri tarihli randevuları kurun. Ardından aşı zamanı yaklaşan hayvanların sahiplerini ekleyip etiketleyin — hatırlatmalar ilk aydan çalışsın. Diğer sahipler bir sonraki ziyarette eklenir. Genel plan için: Defterden online randevuya geçiş — 7 adım.

Demoda neyi kontrol etmeli

• Süreye göre farklı hizmetler ve acil vakalar için bloke edilmiş zaman kurulabiliyor mu?
• Bir sahibin birden fazla hayvanı nasıl ayrılıyor?
• Tahlil ve röntgen dosyaları kartta tutuluyor ve tüm hekimler görüyor mu?
• Sahip randevu alırken kendisi dosya ekleyebiliyor mu?
• Aşı hatırlatması nasıl gönderiliyor — otomatik mi, elle mi?
• İlaç stoku işleme bağlanıp otomatik düşüyor mu?
• Roller ve yetkiler var mı: telefon numaraları ve finans gizlenebiliyor mu?

Veteriner klinikleri için Rezneed

Rezneed’de her sahibin bir müşteri kartı olur. Hayvanın adı, türü ve özellikleri kartta not ve etiketlerle saklanır, tüm ziyaretler geçmişte görünür. Ayrı bir hayvan profili yok: birden fazla hayvanı olan sahipte hayvanlar notlar ve etiketlerle ayrılır, randevuda da notta hangi hayvan için olduğu yazılır. Tahlil sonuçları ve röntgenler kartta dosya olarak tutulur; sahip online randevu sırasında kendisi 10’a kadar dosya ekleyebilir.

Otomatik onay ve hatırlatmalar kliniğin kendi WhatsApp numarasından gider ve mesaj bakiyesinden düşmez. Aşı hatırlatması ise otomatik planlanmaz: zamanı geldiğinde karttan sahibine tek seferlik WhatsApp hatırlatması gönderirsiniz, bir grup sahibe de etikete göre kampanya kurarsınız. Bunlar mesaj bakiyesini kullanır; yeni hesaplara 500 ücretsiz mesaj verilir.

İlaç ve mamalar barkodla satılır, işlemde kullanılan ilaç, hizmete tanımlanan malzeme listesiyle (teknik kart) stoktan otomatik düşer, stok azalınca WhatsApp uyarısı gelir. Personel bölümünde 4 rol ve 13 ayrı yetki var; örneğin telefon numaralarını ya da finansı gizlemek. Hekime hizmetten ve ürün satışından yüzde ya da sabit tutar prim tanımlanır, rapor Excel’e aktarılır.

Açıkça söyleyelim: Rezneed özel bir veteriner hasta kayıt sistemi değildir. Onam formu ve ilaç reçetesi yazma bölümü yok — belgeler genel dosya olarak yüklenir.

Veteriner klinikleri için tüm özellikler: Veteriner klinikleri için Rezneed.

Kendi kliniğinizde deneyin: Rezneed’i 45 gün ücretsiz deneyin, kart gerekmez.