Программа для ветеринарной клиники: как выбрать

У каждого приёма в ветклинике два «клиента»: питомец и его владелец. Лечат питомца, но звонит, платит и забывает о следующей прививке владелец. Поэтому система клиники должна хранить в одном месте и сведения о животном, и связь с владельцем.

Ниже — практическая сторона управления ветеринарной клиникой и вопросы, которые стоит задать при выборе программы.

1. Запись и план дня

День клиники состоит из плановых приёмов и непредвиденных случаев. Порядок в плановой части освобождает место для непредвиденной:

• Разделите услуги по длительности. Прививка — 15 минут, общий осмотр — 30, небольшая процедура — час. Пусть каждая будет отдельной услугой, чтобы календарь правильно считал свободное время.
• Оставляйте время для срочных случаев. Заблокированные час-два в день позволяют принять срочного пациента, не ломая расписание.
• Дайте владельцам онлайн-запись. Пусть на прививку и плановый осмотр записываются без звонка — тогда телефон регистратуры остаётся свободным для срочных случаев.

2. Всё о питомце в одном месте

До осмотра врачу нужно знать:

• кличку, вид, породу, возраст и вес;
• аллергии и хронические болезни;
• прошлые приёмы и лечение;
• историю прививок;
• результаты анализов и рентгеновские снимки.

Если всё это лежит в переписке или в телефоне врача, следующий врач этого не найдёт. Всё должно быть в карточке владельца, и видеть её должны все врачи клиники.

У одного владельца нередко несколько питомцев. При выборе программы обязательно спросите, как она их различает.

3. Пусть владелец пришлёт документы заранее

Если анализы питомца из другой клиники или фото ветпаспорта приходят до визита, приём проходит быстрее. Возможность приложить файл в форме записи сильно это упрощает.

4. Напоминания о прививках и повторных осмотрах

График прививок — самый стабильный источник выручки ветклиники, но только если владельцу о нём напоминают. Прививку через год владелец сам не запомнит.

Рабочая схема:

• В конце приёма фиксируйте следующую дату — а лучше сразу ставьте следующую запись.
• Отправляйте автоматическое напоминание перед записью.
• Пишите тем, у кого подходит срок прививки. Если группировать владельцев тегами (например, «бешенство — март»), одним сообщением можно охватить всех.

Готовые тексты: напоминания в WhatsApp — 10 готовых шаблонов.

5. Склад препаратов, кормов и аксессуаров

Клиника — это ещё и магазин: препараты, корма, аксессуары. Если препарат, использованный на процедуре, не списывается, в конце месяца склад не сходится. Продажа должна идти по штрихкоду, материал на процедуру — списываться автоматически, а при минимальном остатке должно приходить предупреждение. Подробнее: учёт материалов и склада.

6. Права доступа и процент врача

Регистратура записывает и принимает оплату, но не должна видеть финансы клиники. Врачи не должны выгружать базу телефонов владельцев. Если врачи работают за процент, он должен считаться автоматически с услуг и продажи товаров. Подробнее: как рассчитать зарплату мастера.

Что проверить на демонстрации

• Можно ли завести услуги разной длительности и заблокировать время под срочные случаи?
• Как различаются несколько питомцев одного владельца?
• Хранятся ли файлы анализов и снимков в карточке и видят ли их все врачи?
• Может ли владелец сам приложить файл при записи?
• Как отправляется напоминание о прививке — автоматически или вручную?
• Привязан ли расход препаратов к процедуре и списывается ли он сам?
• Есть ли роли и права: можно ли скрыть номера телефонов и финансы?

Rezneed для ветеринарных клиник

В Rezneed у каждого владельца одна карточка клиента. Кличка, вид и особенности питомца хранятся в ней в заметках и тегах, а все визиты видны в истории. Отдельного профиля питомца нет: если питомцев несколько, их различают заметками и тегами, а для кого визит, указывают в заметке к записи. Результаты анализов и снимки хранятся в карточке файлами; при онлайн-записи владелец сам может приложить до 10 файлов.

Автоматические подтверждения и напоминания уходят с собственного номера WhatsApp клиники и не расходуют баланс сообщений. Напоминание о прививке автоматически не планируется: когда подходит срок, вы отправляете владельцу разовое напоминание из карточки, а группе владельцев — рассылку по тегу. Разовые напоминания и рассылки уже расходуют баланс сообщений; новый аккаунт получает 500 бесплатных.

Препараты и корма продаются по штрихкоду, препарат на процедуру списывается техкартой со склада, а о минимальном остатке предупреждает сообщение в WhatsApp. В разделе команды — 4 роли (админ, менеджер, ресепшен, сотрудник) и 13 персональных прав, например скрыть номера телефонов или финансы. Врачу начисляется процент или фиксированная сумма с услуг и продажи товаров, отчёт выгружается в Excel.

Скажем прямо: Rezneed — не специализированная ветеринарная медицинская система. Форм информированного согласия и раздела рецептов нет — документы загружаются обычными файлами.

Все возможности для ветклиник: Rezneed для ветеринарных клиник.

Проверьте в своей клинике: начните Rezneed бесплатно на 45 дней, карта не нужна.